Samarbeidsavtale Hokas

  1. Bakgrunn og Formål

  1. Det er inngått følgende samarbeidsavtale ( heretter kalt Avtalen) med oppdragstaker, heretter kalt Kunden, og Hokas Collection/Hokas Credit, heretter kalt Hokas.
  2. Avtalens formål er å regulere partenes samarbeid, hvor hokas leverer ytelser i form av fakturaoppfølging og inkasso iht de betingelsene i denne avtalen og dens vedlegg.
  1. Avtalen, vedlegg, rekkefølge og endringer

  1. Kontrakten består av de vilkår som er beskrevet i denne avtalen og vedlegg angitt under. 
  1. Hokas er berettiget til å endre priser og andre betingelser i Avtalen med en måneds skriftlig varsel ved forhold som vil påvirke porteføljen  i forbindelse med endringer i bransjens rammevilkår, datakvalitet, kredittrutiner, samarbeidsform, eller prisutvikling. Ved endringer sender Hokas oppdaterte priser eller tillegg til avtalen. Dette krever da ikke ny underskrift eller aksept fra kunden. Oppdaterte priser og vilkår vil til enhver tid ligge på http://www.hokas.no/samarbeidsavtale/ og i fanen innstillinger ved login i ESP.
  2. Hokas avregner hver måned i henhold til avtale priser.
  1. Varighet og opphør

  1. Avtalen trer i kraft på datoen man har markert og akseptert samarbeidsavtalen på http://www.hokas.no/samarbeidsavtalen/. Prøvetidens varighet er 6 måneder. Ønsker man å avslutte etter endt prøvetid må dette gis beskjed om skriftlig med en måneds varsel. Heretter kan avtalen sies opp med 12 måneders varsel .
  2. Når kunden opphever eller sier opp Avtalen som følge av Hokas mangelfulle håndtering eller lignende, skal kunden før oppsigelse eller opphevelse trer i kraft, gi Hokas en rimelig frist til å rette opp på det forhold, som gir anledning til kundens oppsigelse eller opphevelse. Når kunden i dette tilfelle ikke ønsker fakturaoppfølging av løpende saker, er Hokas berettiget til å fakturere for gjennomsnittet av de siste tre aktive måneder (hver måned i oppsigelsesperioden). 
  3. Ved eventuell avslutning av samarbeid, vil Hokas fortsette inndrivelsen av allerede registrerte inkassooppdrag. Om kunden ønsker oppdragene tilbakeført, vil belastning i skje i henhold til bestemmelsene om trekking av sak.
  4. Ved vesentlig mislighold av forpliktelsene, kan hver av partene heve avtalen med 14 dagers skriftlig varsel. Avvikling av allerede registrerte inkassooppdrag vil skje etter bestemmelsene om trukket inkassosak.
  1. Ansvarsbegrensning

  1. Ved mangelfull informasjon fra kunden vedrørende betalings-, faktura-, og kreditnota filer, som fører til feilaktig oppfølging, kan Hokas ikke bli gjort økonomisk ansvarlig for de følger dette måtte medføre.
    Om Hokas sender ut feil informasjon, vil mottaker bli kontaktet og orientert om feilen og at den er rettet.
     Utover dette er ikke Hokas forpliktet å kompensere for andre eventuelle feil.
  2. Hokas er ikke forpliktet til å dekke indirekte tap.
  1. Personopplysninger

  1. Hokas bekrefter å inneha konsesjon fra finanstilsynet i Norge til å utføre fremmedinkasso og er dermed behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger under fakturaoppfølging og inkasso. Det inngås derfor ikke Databehandleravtale etter personopplysningsloven §13, jf. §15 og personopplysningsforskriftens kap 2.
  2. Personopplysninger vil bli behandlet etter gjeldende Bransjenorm for behandling av personopplysninger i den norske inkassobransjen - tilgjengelig på Datatilsynet sine nettsider.
  1. Fortrolighet/Taushetsplikt

  1. Partene må ikke videregi de forretningshemmeligheter, som de får kjennskap til fra en annen part til tredjemann. Slike forretningshemmeligheter må kun anvendes som ledd i partenes oppfyllelse av Avtalen. Partene skal påse og sikre, at også ansatte medarbeidere respekterer plikten til hemmeligholdelse. Taushetsplikten vil også bestå etter Avtalens opphør.
  1. Verneting

  1. Tvister etter denne avtalen reguleres av Norsk lov med Porsgrunn og Skien som riktig verneting.



Vedlegg 1

Prosedyre

Hokas mottar løpende åpne fakturaer og åpne kreditnotaer og betalinger fra kundens økonomisystem. 

Kunden er ansvarlig for, at der gis korrekte opplysninger om fakturabeløp, forfallsdato samt navn og adresse på debitorene. 

Partene avtaler en tidslinje for hvordan de forskjellig debitorer skal purres. Kunden blir kontaktet av saksbehandler for å skreddersy denne. 

Det er mulig å lage en nedre beløpsgrense for utsendelse av purring. De debitorer som ikke betaler i henhold til dette, og i overensstemmelse med gjeldende lovgivning, blir purret. 

For å unngå at debitorer følges opp feilaktig, kan kunden via sin login på hokas.no, se: 

* Dagens purreliste – hvor man enkelt kan lage individuelle tilpasninger på debitor eller på faktura nivå 

* Saldoliste – hvor alle åpne fakturaer vises og hvor man enkelt kan lage individuelle tilpasninger på debitor eller på faktura nivå 

* Klar for inkasso – hvor man enkelt kan lage individuelle tilpasninger på debitor eller på faktura nivå

Alle purringer påføres kundens kontonummer, slik at fakturabeløp, renter og omkostninger innbetales direkte til kundens konto.


Kunden har løpende adgang og full kontroll på www.hokas.no, hvor kunden blir tildelt egen login til de personer som ønsker det. 


Vedlegg 2

Priser fakturaoppfølging

FREE 

Kr 0,- pr faktura 

Innbetalte renter og gebyr tilfaller Hokas **


STANDARD 

Kr 0,- pr faktura 

Innbetalte renter og gebyr tilfaller Hokas **


PREMIUM 

Kr. 19,- pr faktura. 

Innbetalte renter og gebyr tilfaller Kunden ** 


Generelt 


Etableringsgebyr* 


 *  Dette kan variere noe pr. økonomisystem, så du vil få bekreftelse på dette fra Hokas angående pris for ditt økonomisystem. 

** Purregebyrer og renter justeres etter gjeldende satser i henhold Inkassolovgivningen.


Vedlegg 3

Priser inkasso



Tjeneste

Beskrivelse

Pris

1

Kundekontor

Pris per bruker per mnd

Rapporter kan hentes fra vårt kundekontor

Kr 0,-

2

Inkasso

Hokas sender skyldner betalingsoppfordring og øvrige kravbrev og iverksetter andre former for oppfølging.

Uløst inkassosak overføres til overvåking.

Betalte salær og renter.

3

Overvåking

Kunden bærer alle omkostninger ved oppfølging og fornying av krav ved overvåking. Ved trekking av overvåking sak faktureres oppdragsgiver for 100% av tariffmessig salær. 

Betalte renter og salær. 40% av betalte hovedkrav

4

Trekking av krav

Alle oppdrag kan omkostningsfritt trekkes inntil 30 dager etter at oppdraget ble registrert. Etter dette vil oppdragsgiver bli fakturert, som om kravet, med alle påløpte renter og omkostninger var betalt til Hokas. 



Oversikt over inkassosalær 

https://www.virke.no/globalassets/bransje/bransjedokumenter/inkassosatsene-01-01-2017.pdf


Oversikt over rettslige salærer og rettsgebyrer

https://www.virke.no/globalassets/bransje/bransjedokumenter/rettsgebyr-2017.pdf


Vedlegg 4:

Generelle vilkår

Iht lov av 13. Mai 1988 nr.26 - lov om inkasso

  1. Hokas forpliktelser

  1. HOKAS Collection AS,(heretter kalt HOC) forplikter seg til å innkassere forfalte fordringer etter gjeldende regler for god inkassoskikk og de til enhver gjeldende lovbestemmelser. For inkasso gjelder regler i Inkassoloven med tilhørende forskrifter. 
  2. Dersom det ved mottagelse av et oppdrag , eller på et senere tidspunkt fremkommer opplysninger som etter Hokas sin vurdering vil medføre at det strider mot god inkassoskikk å fremme saken, kan oppdraget avvises eller saksbehandlingen avsluttes som trukket sak.
  1. Oppdragsgivers forpliktelser

  1. Før oversendelse til inkasso, skal et inkassovarsel iht Inkassolovens §9 være sendt skyldner med frist på minimum 14 dager. (HOKAS Credit ivaretar dette ved benyttelse av disse tjenester) Oppdragsgiver forplikter seg å informere HOC om endringer i kravet, direktebetaling eller om det er innsigelse i kravet. Registreres kravet på online via vårt Kundekontor skal ikke påløpte forsinkelsesrente eller purregebyr registreres.
  2. Oppdragsgiver er ansvarlig for at saksinformasjonen som oppgis til HOC er korrekt og fullstendig ved registrering av sak. Spesielt viktig opplysning er korrekt juridisk betegnelse på skyldneren samt at krav mot mindreårige ikke registreres som inkassosak. Org.nr/fødselsnr bør oppgis. 
  3. Dersom oppdragsgiver ikke oppfyller sine forpliktelser, og dette får økonomiske konsekvenser, er oppdragsgiver ansvarlig for dette. 
  4. Ved forespørsel må kunden kunne fremlegge  dokumentasjon for kravet. Kan det ikke fremlegges dokumentasjon innen 30 dager, kan Hokas avslutte oppfølgingen av kravet og fakturere etter bestemmelsene om trekking av sak. 
  5. Ved innfordring av omtvistede krav, krav mot mindreårige og umyndige,samt andre krav hvor det ikke er adgang til å pålegge skyldner utenrettslige omkostninger, kan kunden bli fakturert utenrettslige omkostninger iht inkassoforskriftens salæretabell på det tidspunkt kravet blir betalt.
  1.  Hokas plikter

  1. Hokas skal iverksette nødvendige tiltak for å få kravet betalt. Hokas har skjønnsmessig mulighet til å inngå avdragsordninger, betalingsutsettelser, stille saken i bero, iverksette rettslige skritt og overføre kravet til overvåking. Hokas kan, i saker som er registrert som overvåking sak, redusere renter, bryte foreldelse, begjære tvangsfullbyrdelse eller avslutte kravet dersom dette vurderes som korrekt tiltak. Unntatt fra fullmakten er konkursbegjæring hvor godkjennelse fra oppdragsgiver må innhentes. 
  2. Hokas vil i de tilfeller hvor disposisjonsretten er begrenset ( jfr. Inkassolovens §14) ta forbehold om at Kunden umiddelbart fremskaffer de nødvendige fullmakter. 
  3. Hokas plikter å oppdatere Kundekontoret for å holde kunden underrettet om sakens gang. Rapporter på hele porteføljen kan genereres i Kundekontoret.
  1. Økonomi

  1. Klientmidler står inne på særskilt konto, jfr Forskrifter til Inkassolovens §4-1. Innkasserte midler avregnes iht avtale og remitteres ukentlig eller etter avtale. Under henvisning til til inkassoloven §3, jfr. §16, godskrives ikke Kunden renter av innkasserte midler opptjent på klientkonto. 
  2. Hokas vil forskuttere offentlige gebyr for oppdragsgiver ved rettslige skritt. Hokas vil fortløpende fakturere Kunden. Hokas benytter 14 dagers forfall på sine fakturaer. Fakturagebyr kan bli tillagt.
  3. Hokas har motregningsrett til dekning av forfalte ubetalte salærer og gebyrer i andre saker for samme oppdragsgiver. 
  4. Ved direktebetaling til oppdragsgiver vil Hokas avregne saken som betalt. Innkreving av utestående salær og renter vil fortsette. Ved ubetalt restkrav vil oppdragsgiver faktureres for 50% av påløpt salær. 
  5. Ved feilsendt krav kan oppdragsgiver trekke saken kostnadsfritt de første 30 dager etter at saken er registrert hos HOC. Deretter faktureres oppdragsgiver for 50% av påløpt salær. 
  6. Det beregnes mva av alle HOC sine inntekter knyttet til saker fra oppdragsgiver. Dette belastes oppdragsgiver men utgjør ingen kostnad for de oppdragsgivere som er mva pliktige. HOC forbeholder seg retten til å kunne motregne dette mot utbetalinger til oppdragsgiver.
  7. Ved delvis løst sak dekkes først påløpte offentlige gebyr. Deretter tariffmessig salær, hovedstol, renter og andre omkostninger.
  1. Overvåking, konkursbehandling, utenlandsinkasso og MVA

  1. Uløst inkassosak overføres til overvåking. Eventuelle påløpte offentlige gebyr vil faktureres oppdragsgiver. Ved løst overvåking sak tilfaller 60% oppdragsgiver. 
  2. Dersom konkurs eller gjeldsordning åpnes, eller skylder er meldt død, og Hokas blir informert, kan Hokas melde kravet på forespørsel mot et vederlag.
  3. Utenlandsinkasso, i henhold til nærmere avtale i hvert enkelt tilfelle. 
  4. Det beregnes mva av alle Hokas sine inntekter knyttet til saker fra oppdragsgiver. Dette belastes oppdragsgiver men utgjør ingen kostnad for de oppdragsgivere som er mva pliktige. HOC forbeholder seg retten til å kunne motregne dette mot utbetalinger til oppdragsgiver.
  1. Fullmakter

  1. Hokas gis fullmakt til å iverksette de utenomrettslige og rettslige tiltak de finner tjenelige i alle registrerte oppdrag. Herunder inngår nedbetalingsavtaler, betalingsutsettelser, forliksbehandling, utleggsbegjæringer og begjæringer om tvangssalg. Dette gir Hokas videre fullmakter enn det som følger av inkassoloven § 14.
  2. Hokas beholder fullmakten også etter avtalens opphør for de oppdrag som allerede er registrert og som Hokas skal fortsette inndrivelsen av.
  1. Oppsøkende virksomhet

  1. Oppsøkende virksomhet avtales i hvert enkelt tilfelle.