Samarbeidsavtale Hokas

Bakgrunn og Formål
Det er inngått følgende samarbeidsavtale ( heretter kalt Avtalen) med oppdragstaker, heretter kalt Kunden, og Hokas Collection/Hokas Credit, heretter kalt Hokas. Hokas Credit AS ivaretar førinkasso oppfølgingen, mens Hokas Collection AS ivaretar inkassoppfølgingen. Avtalens formål er å regulere partenes samarbeid, hvor hokas leverer ytelser i form av fakturaoppfølging og inkasso iht de betingelsene i denne avtalen og dens vedlegg

Avtalen,  vedlegg, rekkefølge og endringer
Kontrakten består av de vilkår som er beskrevet i denne avtalen og vedlegg angitt under.

Vedlegg 1. Prosedyre
Vedlegg 2. Priser fakturaoppfølging og inkasso
 Vedlegg 3. Generelle vilkår iht lov av 13. Mai 1998 - lov om inkasso


Hokas er berettiget til å endre priser og andre betingelser i Avtalen ved skriftlig varsel. Ved endringer sender Hokas oppdaterte priser eller tillegg til avtalen. Dette krever da ikke ny underskrift eller aksept fra kunden. Oppdaterte priser og vilkår vil til enhver tid ligge på http://www.hokas.no/samarbeidsavtale/ og i fanen innstillinger ved login i ESP.

Hokas avregner hver måned i henhold til avtale priser.

Varighet og opphør
Avtalen trer i kraft på datoen man har markert og akseptert samarbeidsavtalen påhttp://www.hokas.no/samarbeidsavtalen/. Prøvetidens varighet er 6 måneder. Ønsker man å avslutte etter endt prøvetid må dette gis beskjed om skriftlig med en måneds varsel. Heretter kan avtalen sies opp med 12 måneders varsel .

Når kunden opphever eller sier opp Avtalen som følge av Hokas mangelfulle håndtering eller lignende, skal kunden før oppsigelse eller opphevelse trer i kraft, gi Hokas en rimelig frist til å rette opp på det forhold, som gir anledning til kundens oppsigelse eller opphevelse. Når kunden i dette tilfelle ikke ønsker fakturaoppfølging av løpende saker, er Hokas berettiget til å fakturere for gjennomsnittet av de siste tre aktive måneder (hver måned i oppsigelsesperioden).

Ved eventuell avslutning av samarbeid, vil Hokas fortsette inndrivelsen av allerede registrerte inkassooppdrag. Om kunden ønsker oppdragene tilbakeført, vil belastning i skje i henhold til bestemmelsene om trekking av sak.

Ved vesentlig mislighold av forpliktelsene, kan hver av partene heve avtalen med 14 dagers skriftlig varsel. Avvikling av allerede registrerte inkassooppdrag vil skje etter bestemmelsene om trukket inkassosak.


Ansvarsbegrensning
Ved mangelfull informasjon fra kunden vedrørende betalings-, faktura-, og kreditnota filer, som fører til feilaktig oppfølging, kan Hokas ikke bli gjort økonomisk ansvarlig for de følger dette måtte medføre. Om Hokas sender ut feil informasjon, vil mottaker bli kontaktet og orientert om feilen og at den er rettet. Utover dette er ikke Hokas forpliktet å kompensere for andre eventuelle feil.

Hokas er ikke forpliktet til å dekke indirekte tap.

Personopplysninger
Hokas bekrefter å inneha konsesjon fra finanstilsynet i Norge til å utføre fremmedinkasso og er dermed behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger under fakturaoppfølging og inkasso. Det inngås derfor ikke Databehandleravtale etter personopplysningsloven §13, jf. §15 og personopplysningsforskriftens kap 2. Personopplysninger vil bli behandlet etter gjeldende Bransjenorm for behandling av personopplysninger i den norske inkassobransjen - tilgjengelig på Datatilsynet sine nettsider.

Fortrolighet/Taushetsplikt
Partene må ikke videregi de forretningshemmeligheter, som de får kjennskap til fra en annen part til tredjemann. Slike forretningshemmeligheter må kun anvendes som ledd i partenes oppfyllelse av Avtalen. Partene skal påse og sikre, at også ansatte medarbeidere respekterer plikten til hemmeligholdelse. Taushetsplikten vil også bestå etter Avtalens opphør.

Verneting
Tvister etter denne avtalen reguleres av Norsk lov ved Skien Forliksråd/Tingrett.

Vedlegg 1

Prosedyre

Hokas mottar løpende åpne fakturaer og åpne kreditnotaer og betalinger fra kundens økonomisystem.
Kunden er ansvarlig for at det gis korrekte opplysninger om fakturabeløp, forfallsdato samt navn og adresse på debitorene.
Partene avtaler en tidslinje for hvordan de forskjellig debitorer skal purres. Kunden blir kontaktet av saksbehandler for å skreddersy denne.
Det er mulig å lage en nedre beløpsgrense for utsendelse av purring. De debitorer som ikke betaler i henhold til dette, og i overensstemmelse med gjeldende lovgivning, blir purret.
For å unngå at debitorer følges opp feilaktig, kan kunden via sin login på hokas.no, se:
Dagens purreliste – hvor man enkelt kan lage individuelle tilpasninger på debitor eller på faktura nivå
Saldoliste – hvor alle åpne fakturaer vises og hvor man enkelt kan lage individuelle tilpasninger på debitor eller på faktura nivå
Klar for inkasso – hvor man enkelt kan lage individuelle tilpasninger på debitor eller på faktura nivå
Alle purringer påføres kundens kontonummer, slik at fakturabeløp, renter og omkostninger innbetales direkte til kundens konto.
Kunden har løpende adgang og full kontroll på www.hokas.no, hvor kunden blir tildelt egen login til de personer som ønsker det.
 Når en faktura har kun renter og gebyr som utestående og det ikke har vært påminnelsesaktivitet på restbeløpet i 3 måneder, vil de bli avsluttet/avskrevet automatisk. Dette for at Hokas ønsker å ha fokus på reelle fordringer som kunden ønsker at Hokas skal arbeide med.

Vedlegg 2

Priser fakturaoppfølging og inkasso
FLEX
Kr 0,- pr faktura
Innbetalte renter og gebyr tilfaller Hokas **
Purringer med tillagte renter og gebyr, kr 0,-
Ettergivelse av tillagte renter og gebyr fra Hokas belastes med:
Privat: tillagt purregebyr** Næring: et halvt forsinkelsesgebyr**

STANDARD
Kr 0,- pr faktura
Innbetalte renter og gebyr tilfaller Hokas **
Purringer med tillagte renter og gebyr, kr 0,-
Ettergivelse av tillagte renter og gebyr fra Hokas belastes med:
Privat: tillagt purregebyr** Næring: et halvt forsinkelsesgebyr**


PREMIUM
Avtalt pris.
Innbetalte renter og gebyr tilfaller Kunden **

Indeksreguleres årlig.

GENERELT
Purringer uten gebyrer koster kr 40,- Det er påminnelser, gjenutsendelser og kontoutskrifter.
Forsendelsesomkostninger kommer i tillegg på alle purringer
Post forsendelse: A-post kr 17,- pluss kr 12,- for konvolutt, print og pakk.
Etableringsgebyr/ Abonnement/ filintegrasjonskostnad kan tilkomme *
Ved passiv avtale eller liten/ingen aktivitet hos Hokas vil kunden bli fakturert 2 purregebyr** pr måned som et minimum.
Om kunden står på purrestopp eller har lavere aktivitet/avregning enn en gjennomsnittlig måned vil kunden bli fakturert for gjennomsnittet av de siste 5 aktive måneder hvor høyeste fakturasum trekkes fra eller avtalt minstepris.


*  Dette kan variere noe pr. økonomisystem,  og du vil få bekreftelse på dette fra Hokas angående pris for ditt økonomisystem, hvor Hokas er avhengig av tredjepart for å få laget en integrasjon.
** Purregebyrer og renter justeres etter gjeldende satser i henhold Inkassolovgivningen.


Inkasso

Samtlige overnevnte pakker inkludere også inkassotjeneter fra Hokas. Hokas sender skyldner betalingsoppfordring og øvrige kravbrev og iverksetter andre former for oppfølging. Ved løst inkassosak tilfaller innbetalte renter og salærer Hokas som vederlag for tjenesten.

Uløst inkassosak overføres til overvåking hvor kunden bærer alle omkostninger ved oppfølging og fornying av krav ved overvåking. Ved trekking av overvåkingsak faktureres oppdragsgiver for 100% av tariffmessig salær. Ved løst overvåkssak tilfaller betalte renter og salær Hokas, samt 40% av betalte hovedkrav.

Alle oppdrag kan omkostningsfritt trekkes inntil 30 dager etter at oppdraget ble registrert. Deretter faktureres oppdragsgiver for 50% av påløpt salær.


Oversikt over inkassosalær
https://www.virke.no/globalassets/bransje/bransjedokumenter/inkassosatsene-01-01-2017.pdf
Oversikt over rettslige salærer og rettsgebyrer
https://www.virke.no/globalassets/var-politikk/andre-dokumenter/nokkeltall-for-salarer-og-gebyrer-ar2018.pdf

Vedlegg 3

Generelle vilkår
Iht lov av 13. Mai 1988 nr.26 - lov om inkasso
1 Hokas Collections forpliktelser

1.1 HOKAS Collection AS,(heretter kalt Hokas) forplikter seg til å innkassere forfalte fordringer etter. gjeldende regler for god inkassoskikk og de til enhver gjeldende lovbestemmelser. For inkasso gjelder regler i Inkassoloven med tilhørende forskrifter.

1.2 Dersom det ved mottagelse av et oppdrag, eller på et senere tidspunkt fremkommer opplysninger som etter Hokas sin vurdering til medføre at det strider mot god inkassoskikk å fremme saken, kan oppdraget avvises eller saksbehandlingen avsluttes som trukket sak. 


2 Oppdragsgivers forpliktelser

2.1 Før oversendelse til inkasso, skal et inkassovarsel iht Inkassolovens §9 være sendt skyldner med frist på minimum 14 dager. (HOKAS Credit ivaretar dette ved benyttelse av purretjenester). Oppdragsgiver forplikter seg å informere Hokas om endringer i kravet, direktebetaling eller om det er innsigelse i kravet. Registreres kravet online via vårt kundekontor skal ikke påløpte forsinkelsesrente, eller purregebyr registreres.

2.2 Oppdragsgiver er ansvarlig for at saksinformasjonen som oppgis til Hokas er korrekt og fullstendig ved registrering av sak. Spesielt viktig opplysning er korrekt juridisk betegnelse på skyldneren, samt at krav mot mindreårige ikke registreres som inkassosak. Org.nr/fødselsnr bør oppgis.

2.3 Ved forespørsel må oppdragsgiver kunne fremlegge dokumentasjon for kravet. Kan det ikke fremlegges dokumentasjon innen 30 dager, kan Hokas avslutte oppfølgingen av kravet og fakturere etter bestemmelsene om trekking av sak. 

2.4 Dersom oppdragsgiver oversender krav/sak som ikke er merverdiavgiftspliktig, må det opplyses om dette. 

2.5 Dersom oppdragsgiver ikke oppfyller sine forpliktelser, og dette får økonomiske konsekvenser, er oppdragsgiver ansvarlig for dette.


3 Hokas Collections fullmakter

3.1 Hokas iverksetter de tiltak som vurderes hensiktsmessige for å få kravet betalt. Hokas har skjønnsmessig mulighet til å inngå avdragsordninger, betalingsutsettelser, stille saken i bero, iverksette rettslige skritt, begjære tvansgsfullbyrdelse, overføre kravet til overvåking, anmelde i konkursbo/gjeldsordning/dødsbo og andre hensiktsmessige tiltak for sakene. Unntatt fra denne fullmakt er konkursbegjæring hvor godkjennelse fra oppdragsgiver må innhentes.

3.2 Hokas beholder fullmakten også etter avtalens opphør for de oppdrag som allerede er registrert og som Hokas skal fortsette inndrivelsen av. 

3.3 Hokas vil i de tilfeller hvor disposisjonsretten er begrenset, ta forbehold om at oppdragsgiver umiddelbart fremskaffer de nødvendige fullmakter. 



4 Inkasso og Overvåkning 

4.1 Ved uløst sak påløper ingen kostnad for oppdragsgiver. Ingen årsavgift. Ved betaling tilfaller hele hovedstol oppdragsgiver, unntatt suksesshonorar til Hokas. 

Suksesshonorar:     

  • 3 % for løste saker, med registreringsdato < 90 dager etter fakturadato
  • 6 % for løste saker, med registreringsdato > 90 dager etter fakturadato

4.2 Ved direktebetaling til oppdragsgiver vil Hokas fortsette innkreving av utestående salær og renter. Ved fortsatt ubetalt restkrav 3 måneder etter direktebetaling, vil oppdragsgiver faktureres for 50% av påløpt salær.

4.3 Oppdragsgiver kan trekke inkassosaken kostnadsfritt de første 15 dager etter at saken er registrert hos Hokas. 50% av påløpt salær faktureres ved trekking 15-30 dager. Ved trekking etter 30 dager 100 % av påløpt salær. Ved trekking av overvåking sak, faktureres oppdragsgiver for beløp tilsvarende bortfallet av potensielle inntekter Hokas har ved fullbetalt sak.

4.4 Uløst inkassosak overføres til overvåking. Ved løst overvåking sak tilfaller 60% oppdragsgiver.


5 Rettslig pågang

5.1 Hokas fakturerer oppdragsgiver rettslig salær lik 0,5 rettsgebyr ved hovedstol < 2500 kr, 1 rettsgebyr for saker > 2500 kr, for utarbeidelse av følgende tiltak; forliksklage,  utleggsbegjæring, fravikelse, husleietvistklage, konkursvarsling, anmeldelse konkursbo, anmeldelse gjeldsordning, gjeldsforhandling. Eventuell redegjørelse tilsvar rettslig prosess/møtefullmektig og utforming tvangsforretning (2 rettsgebyr). Ved tvist før inkasso sendes sak til forliksrådet/husleietvistutvalg og Hokas fakturerer oppdragsgiver for utarbeidelse av klagen (3 rettsgebyr). 

5.2 I saker oppdragsgiver ikke ønsker å melde kravet i eventuell konkursbo/gjeldsordning/gjeldsforhandling/dødsbo, vil sak avsluttes. Saken trekkes ihht generelle vilkår om trukket sak. Eventuelle offentlige gebyr, samt møtefullmektig, forskutteres av Hokas. 


6 Intelligent Collection Service (ICS)

6.1 ICS er Hokas sin teknologiske løsning for datalagring/GDPR, datakvalitet og analyseverktøy. Løsningen gir også avansert rapporteringsløsning og cashflow prognostisering. ICS (normalt 279 kr per måned) er kostnadsfritt for aktive Hokas kunder i løpende avtaleperiode.


7 Klientmidler og renter

7.1 Klientmidler står inne på særskilt konto, jfr Forskrifter til Inkassolovens §4-1. Innkasserte midler avregnes iht avtale og remitteres ukentlig eller etter avtale. 

7.2 Hokas vil forskuttere offentlige gebyr for oppdragsgiver ved rettslige skritt. 

7.3 Hokas har motregningsrett til dekning av forfalte ubetalte salærer, mva, gebyrer og øvrig tilgodehavende, i andre saker for samme oppdragsgiver. Motregningsretten gjelder på tvers av selskaper i Hokas konsernstruktur. 

7.4 Oppdragsgiver godskrives ikke renter av innkasserte midler jfr. inkassoloven §3 og §16. 

7.5 Dekningsrekkefølge er som følger: Tariffmessig salær, hovedstol, renter, påløpte offentlige gebyr.


8 Utenlandsinkasso

8.1 I henhold til nærmere avtale i hvert enkelt tilfelle.


9 Mva pliktig

9.1 Det beregnes mva av alle Hokas sine inntekter knyttet til saker fra oppdragsgiver. Dette belastes oppdragsgiver, men utgjør ingen kostnad for de oppdragsgivere som er mva pliktige. Hokas forbeholder seg retten til å kunne motregne dette mot utbetalinger til oppdragsgiver. Dette for å minimere brevutsendelser og administrasjon for begge selskap. 


10 Endringer/avvikling

10.1 Hokas vil med kunne endre priser/vilkår ved pålegg fra offentlig myndighet og ved forhold som påvirker porteføljen som endringer i datakvalitet, kredittrutiner, samarbeidsform, rammevilkår eller prisutvikling. Dersom Hokas endrer virksomhet, søker gjeldssanering, akkord eller går konkurs har oppdragsgiver rett til å trekke saker ved å utbetale påløpte offentlige gebyrer.


11 Varighet/oppsigelse

11.1 Ved mottatt oppsigelse vil alle aktive oppdrag fortsette saksbehandling, under de betingelser som gjelder for overvåkningsoppdrag. 

11.2 6 måneders oppsigelseperiode gjelder, der ICS faktureres 279 kr per måned. ICS for oppsigelsesperiode faktureres ved mottak av oppsigelse, ref punkt 6. 

Ønsker oppdragsgiver at oppdragene skal avsluttes, vil Hokas avregne sitt tilgodehavende iht punkt 4.3 om trekking av sak under overvåkning.

11.3 Eventuell oppsigelse med Hokas Credit AS gir automatisk oppsigelse av også denne avtale, med Hokas Collection AS. Dersom tjenesten ikke benyttes på 15 mnd (ingen saker innsendt) ansees ansees avtalen som oppsagt. 


12 Lovvalg og tvister

12.1 Tvist mellom Hokas og oppdragsgiver skal søkes løst ved forhandlinger. Dersom forhandlinger ikke fører frem skal tvisten løses av norske domstoler etter norsk rett med Tønsberg Forliksråd/Tingrett som verneting.


13 Mislighold

13.1 Dersom en av partene misligholder sine forpliktelser, og ikke retter opp forholdet innen to uker etter at misligholdet er gjort kjent, kan den annen part heve avtalen med umiddelbar virkning. Manglende oppgjør fra oppdragsgiver, som går til inkasso, ansees som vesentlig mislighold. Forsinkelsesrente er 1,5 % pr mnd.

13.2 Hokas har rett til å heve avtalen med umiddelbar virkning dersom oppdragsgiver ikke anerkjenner eller respekterer Hokas sine etiske regler og/eller dersom Hokas sitt omdømme/renommé trues. 

13.3 Hokas har i slike tilfeller rett til å anse alle aktive krav som trukket og belaste oppdragsgiver iht punkt 4 om trekking av sak under overvåkning.


14 Rapportering/kommunikasjon

14.1 Oppdragsgiver vil få tilgang til innsynsløsning på web der all rapportering vil kunne hentes av oppdragsgiver. Her vil det også være opplysninger om registrerte saker, aktiviteter på enkeltsaker og kommunikasjon og korrespondanse som Hokas har hatt med skyldner.


15 Oppsøkende virksomhet

15.1 Oppsøkende virksomhet avtales i hvert enkelt tilfelle.


16 Avtalens gyldighet

16.1 Denne avtale erstatter eventuelle tidligere avtaler, og gjelder for alle oppdrag som er til behandling hos Hokas, herunder også eventuelle tidligere inngitte oppdrag som fortsatt er til behandling hos Hokas.


17 Juridiske tjenester

17.1 For saker som behandles av juridisk avdeling, skjer avregning i forhold til egen avtale. Pris på juridiske tjenester er pt . kr 1 700 pr time.